Piano ferie con Excel

piano ferie con percentuale risorse a disposizione

 

 

Questo è un tipico esempio di produttività personale, ho dovuto automatizzare il piano ferie con Excel per un'azienda che voleva tenere sott'occhio le risorse a disposizione giornalmente durante i periodi di ferie, ecco la mia soluzione.

 

 

 

 

 

 


Obbiettivo: gestire un piano ferie in grado di evidenziare le criticità di servizio



Particolarità del piano ferie realizzato con Excel.

  • Ogni anno il prospetto dovrà essere riutilizzabile, per questo motivo l'elaborazione del calendario di un nuovo anno dovrà tenere conto sia delle festività fisse che delle festività mobili della Pasqua e del Lunedì dell'Angelo.
  • Nei prossimi anni l'azienda potrebbe decidere di considerare tutte le domeniche come lavorative, oggi solo alcune di queste sono da considerarsi lavorative.Nel computo del livello di servizio è necessario pesare correttamente i part-time (e le risorse trasversali a più reparti) e la tipologia d'assenza. L'assenza di una risorsa a part-time a 4 ore, infatti, dovrà pesare la metà rispetto a quella a tempo pieno mentre un permesso breve di 2 ore deve pesare diversante di un recupero festività soppresse.
  • La percentuale di allocazione di una persona, diversa dal 100%, può essere attribuita e valida durante un intero mese, se non altrimenti specificata vale 100% ed è assimilabile alle 8 ore giornaliere.
  • Le festività infrasettimanali possono essere considerate lavorative o meno, in modo selettivo. Anche il Santo Patrono sarà gestibile nello stesso modo con la particolarità che sarà possibile attribuire una specifica data.


Foglio "Parm"

pulsanti del foglio parm esegui controlli e crea calendario
- Crea nuovo anno. Alla pressione del tasto viene richiesta l'immissione dell'anno da trattare e creato il nuovo calendario. Gli eventuali dati inseriti vengono cancellati.

- Controlla parametri. Esegue il controllo formale di tutti i parametri immessi evidenziando gli errori riscontrati. Utilizza questo pulsante ogni qualvolta apporti modifiche sul foglio Parm.

 

 

snapshoot dei parametri del foglio excel del piano ferie

- Anno. E' l'anno da trattare viene acquisito durante la fase di generazione del calendario e non è modificabile
- Sabato è lavorativo. Selezionare dall'elenco a discesa Si oppure No per indicare se normalmente è un giorno lavorativo o meno (festivo).
- Domenica è lavorativa. Cfr. Sabato è lavorativo.
- Giallo (Assenze >= x%). Determina la percentuale di servizio al di sotto della quale possono verificarsi anomalie e discontinuità di servizio.
- Rosso (Assenze >= x%). Determina la percentuale di servizio al di sotto della quale possono verificarsi criticità di servizio.
Esempio: Giallo 31 - Rosso 50. Il giorno verrà evidenziato in Giallo se mancanano almeno il 31% di risorse (espresse in ore), l'evidenza sarà in Rosso se mancheranno almeno il 50% di risorse (espresse in ore).

 

lista delle festività infrasettimanali con possibilità di definirle lavorative

I tipi assenza rappresentano la lista delle tipologie di assenze trattate ed il loro peso percentuale rapportato ad una giornata standard di otto ore.


- Tipo assenza. Immettere la descrizione
- Acron. E' un'abbreviazione di due lettera che identifica univocamente il tipo assenza (ad esempio "FE" per ferie). L'insieme di acronimi qui definiti saranno utilizzabili nel piano ferie.
- Peso. E' il peso percentuale (0=lavorativo : 100=ferie) rapportato ad una giornata standard di otto ore relativo al tipo di assenza.

 

lista delle festività infrasettimanali con la  possibilità di definirle lavorative
Lista delle festività infrasettimanali
Di norma questa lista non va modificata se non per la definizione delle giornate lavorative o per aggiungere deroghe alle gestioni standard di sabati e domeniche. L'indicazione di un giorno lavorativo o festivo in questa tabella ha precedenza su tutti gli altri parametri.

 

 

Foglio "Deroghe di allocazione"


deroghe allocazione di risorse nel  piano ferie

Questa tabella è utilizzata per rettificare la quantità di ore lavorate per le persone che NON operano a tempo pieno.
E' possibile indicare, per ogni mese solare, le percentuali di disponibilità di una persona. Ad esempio la "Persona F" a gennaio lavora per 6 ore giornaliere, quindi immettiamo il 75% della giornata lavorativa (equivalente a 6 ore) nella cella di gennaio. Il nominativo della "Persona" deve coincidere esattamente con quello utilizzato nel piano ferie.

 

 

Fogli mesi

piano ferie con percentuale risorse a disposizione


Sui fogli dei mesi, in corrispondenza del giorno e della persona, digitare l'acronimo che indica il tipo assenza così come definito nella tabella dei tipi assenza.
Completato l'inserimento del piano ferie per il mese premere il tasto di "Verifica", che trovate nella cella A,2 per determinare la percentuale di servizio erogabile in ogni giornata.
Le percentuali riferite ad ogni giorno appariranno nella riga 3 e la cella assumerà un colore giallo o rosso indicando possibili anomalie o criticità così come impostato nei parametri "Giallo (Assenze >= x%)" e Rosso (Assenze >= x%))


 

 

Legenda
'WK=Giornata lavorativa standard
'FS=Sabato festivo
'FD=Domenica festiva
'FI=Festività infrasettimanale
'WS=Sabato lavorativo
'WD=Domenica lavorativa
'WF=Festività infrasettimanale lavorativa

 

Note: la presenza di macro VBA, contenute all'interno di questa cartella di lavoro Excel, ti farà apparire un messaggio di attenzione premi "Esegui macro". Se le tue macro sono disabilitate segui le indicazioni di questa guida sul livello protezione macro Excel.

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Commenti  

 
0 #17 margas 2014-04-09 08:43
Nella prima scheda in alto, domenica è scritto errato (Domanica). per il resto bel lavoro :-)
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+1 #16 Antonio Mazzocchi 2014-03-29 21:43
Buonasera Sig. Novelli,

ben fatto, il file. grazie

Saluti
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+1 #15 Mauro Canevali 2014-01-08 09:50
Buongiorno Sig. Novelli, grazie per opportunità di utilizzo del suo programma.
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-1 #14 gb 2013-12-17 09:49
Grazie per il tuo file che è molto utile. Mi chiedevo se è possibile dividere i dipendenti per Dipartimenti.
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+8 #13 Marco 2012-07-23 13:50
Ho notato che solo nel mese di Luglio è possibile selezionare il tipo di assenza con una lista a tendina, sarebbe utile estendere anche agli altri mesi tale opzione.

Grazie
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+2 #12 Roberto 2012-07-16 10:22
Grazie, ok sarebbe completa.
saluti
Roberto.
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+1 #11 Emilio Novelli 2012-07-15 21:26
Ciao, non è prevista in quanto l'obbiettivo era determinare le criticità tuttavia nelle prossime versioni la includerò
Ciao
Citazione Roberto:
innanzi tutto grazie per l'aiuto, sembra molto funzionale, premetto che l'ho appena installato, pare vada tutto bene,volevo sapere se cè una pagina dove ci dice anche la totalità delle ferie usufruite e quelle da usufruire.
grazie ancora
Ciao
Roberto
Citazione
 
 
0 #10 Roberto 2012-07-11 13:44
innanzi tutto grazie per l'aiuto, sembra molto funzionale, premetto che l'ho appena installato, pare vada tutto bene,volevo sapere se cè una pagina dove ci dice anche la totalità delle ferie usufruite e quelle da usufruire.
grazie ancora
Ciao
Roberto
Citazione
 
 
0 #9 Emilio Novelli 2012-03-27 10:49
Citazione Michele:
salve, non riesco a far inserire dal programma i festivi infrasettimanal i (S.Ambrogio il 7 dicembre) . Per quanto io faccia tutto credo correttamente, il programma dopo le varie verifiche non mi aggiorna la data in rosso nel mese di riferimento. Come posso fare?
Grazie

Ciao Michele, devi andare nel foglio "Parm" a riga 86 (alla voce Patrono) ed inserire nella colonna "H" 07/12, quindi devi rigenerare l'anno con il tasto "Crea Nuovo Anno" presente in cima alla stessa pagina.
Ciao
Citazione
 
 
+1 #8 Michele 2012-03-27 09:42
salve, non riesco a far inserire dal programma i festivi infrasettimanal i (S.Ambrogio il 7 dicembre) . Per quanto io faccia tutto credo correttamente, il programma dopo le varie verifiche non mi aggiorna la data in rosso nel mese di riferimento. Come posso fare?
Grazie
Citazione